A gestão voltada a resultados pressupõe a utilização de Metodologias, Instrumentos e Ferramentas para alcance de objetivos previamente determinados - Resultados.
A presente matéria está fundamentada nesse princípio, o qual destaco os Métodos de Suporte Referencial de Superação em Projetos – SuRS/Proj. – e o Estruturado de Projetos – MEP –, que aplicados adequadamente por seus síndicos ou gestores profissionais, de forma dosada e prática à administração de condomínios, permitirão através de seus respectivos instrumentos e ferramentas, resultados pontuais e imediatos, promovendo o equilíbrio dos múltiplos interesses dos condôminos, criando, materializando idéias e agregando valores aos condomínios, a cada tomada de decisão.
Trabalhando na criação de uma linha de raciocínio – “Linha de Base” na teoria de projetos – que nos conduza a entender e alcançar os objetivos da presente matéria, vamos explorar um pouco mais o assunto.
Metodologias
1) Diagrama do Suporte Referencial de Superação em Projetos – SuRS/Projetos.
a. Executamos uma Análise Preliminar depois de levantadas todas as situações observadas no condomínio;
b. Praticamos uma Análise Decisória quando identificamos cada situação e a definimos como subprojetos, um a um, classificado-os como de: extinção, correção, modificação e criação;
c. Definimos Prioridades para execução dos subprojetos (b), e em seguida os
d. Executamos, nesta ordem (c).
2) Diagrama da Metodologia Estruturada de Projetos – MEP. Um Projeto em 3D.
Para cada subprojeto aberto (b) que venhamos a executar, teremos que estar atentos:
e. As suas “Fases” que são de Inicialização, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento e,
f. Aos seus ciclos de trabalhos, conhecidos como “Áreas de Conhecimento e Atuação” que vêm a ser a Integração (Coordenação de esforços no sentido de trabalhar os quatro itens definidos no primeiro diagrama), Escopo (atividades), Tempo, Custos, Qualidade, Recursos Humanos, Riscos, Aquisições / Contratos (compras) e Comunicação.
Muito simples e prático. Importante é que não nos esqueçamos de que cada Subprojeto é um objeto de atuação pontual na Administração bem como nas Estruturas Predial e Social.
Para cada um Subprojeto (b) procure:
i. Listar todas as Atividades e Recursos – financeiros, máquinas e equipamentos, mão de obra, materiais e mercadorias;
ii. Relacionar todas as suas interdependências e posteriormente entre os subprojetos;
iii. Identificar e Reordenar cronologicamente todas as atividades;
iv. Revisar e Verificar as possibilidades de aplicações de soluções alternativas;
v. Mapear o andamento, por atividade, focando a solução da situação pontual;
vi. Descrever, quando necessário, todos os detalhes;
vii. Estabelecer o Ritmo dos trabalhos, confirmando a duração das atividades, comparando-as com a duração total do projeto (consolidação dos subprojetos);
viii. Verificar todas as estimativas de custos iniciais e fazer um fluxo de caixa;
ix. Considerar a possibilidade de utilizar alternativas de trabalhos para otimizar os custos, o tempo e a qualidade;
x. Revisar todos os trabalhos acima (i a ix) para garantia de que nada foi esquecido.
Para cada Área de Conhecimento e Atuação (f) identifique:
i. Entradas ou Dados Necessários;
ii. Ferramentas e Técnicas, que são as Rotinas e o Desenvolvimento dos Trabalhos, e os
iii. Resultados.
Vejamos alguns exemplos práticos de atuações pontuais em várias áreas do condomínio, objetos de Subprojetos:
F Na Administração* – Locação de espaços (terraço), cobrança de inadimplentes, análise de contratos – licitações, equiparação salarial, gestão de material, ...
* com foco na receita e na despesa.
F Nas Estruturas Predial e Social – Análise de manutenções preventivas e corretivas, reformas, adequações tecnológicas em instalações, equipamentos elétricos, eletrônicos, mecânicos, de segurança, ...
Instrumentos de Gestão
São os balancetes; relatórios econômicos, financeiros, contábeis, fotográficos; contratos; os subprojetos, ...
Instrumentos de Limitação – Ambiente legal e regulatório
Leis, decretos, convenções, regimentos internos, contratos, conselheiros consultivos e fiscais, conselhos regionais, sindicatos, receitas, equipes, riscos, ...
Ferramentas de Apoio ao Planejamento
Recuperação e técnicas de coleta de informações; técnicas de elaboração de fluxogramas e planejamento; opiniões de especialistas; formas de seleção dos subprojetos; aberturas das atividades e detalhamentos; propostas orçamentárias; análises de custos e benefícios; identificações de alternativas; técnicas de análises de tendências, projeções orçamentárias, normas de qualidade; mapeamentos de riscos; revisões de documentações; matrizes de responsabilidades, comunicação interativa, salários e normas e procedimentos internos; formulários e as documentações de trabalhos semelhantes e já realizados.
Ferramentas de Apoio a Execução
Habilidades do síndico ou gestor profissional em comunicação, negociação, conhecimento, definição de responsabilidades, reuniões, sistema de informações e liderança.
Ferramentas de Apoio ao Controle
Documentações de alterações das atividades; sistemas de controle das alterações; medição de desempenho das equipes envolvidas; planejamento adicional; análise dos desvios; análise das tendências; controle e monitoramento dos riscos; controles de alterações contratuais, relatórios de desempenho, sistemas de pagamentos e checklist’s.
Focando o Resultado
O novo cenário para administrar seu condomínio só depende de você síndico ou gestor profissional inteligente, responsável e proativo.
Observe que a amplitude dos trabalhos estará limitada aos seus recursos. Otimize-os através da utilização das metodologias, dos instrumentos e das ferramentas propostas.
Arregace as mangas e siga em frente ... . Vire a mesa!
Próximos Passos.
- Abertura de subprojetos, instrumentos e ferramentas – exemplos práticos.
Marco A. G. Castro é Consultor de diversos Gestores de Corporações, Administradoras e Condomínios Comerciais e Residenciais no Rio de Janeiro (presencial) e em outros estados do Brasil (via WEB), Consultor/Orientador de Alunos Universitários em TCC (via WEB) e Autor dos Livros Digitais de Gestão Condominial Objetiva e Focada em Resultados - "Abrindo a Caixa Preta da Administração do Condomínio e Virando a Mesa" - 854 págs , "KIT A.G.O. - Estratégia e Logística para Conquista ou Manutenção de Gestão" - 58 págs e, Constituição e Alavancagem de Administradoras de Condomínios e Imobiliárias - Estratégia e Logística. A Bíblia da Gestão Empreendedora " - 801 págs.
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