Profissional Liberal. Atuo nas áreas Administrativa e Financeira - Planejamento Financeiro, Tributário, Projetos e Project Finance com Engenharia Reversa. Professor de Projetos, Expert em MSProject. Consultor Especialista em Projeções Orçamentárias, Projetos, Estudos de Viabilidade Econômica, Financeira e Peritagem Financeira Condominial. Autor de Livros de Gestão de Condomínios. Skype: marcoagcastro E-mail: marcoagcastro@hotmail.com Tel.: 55 21 996131211 Vivo WhatsApp / 99177 0012 Claro.
Plano de Contingência para Mitigação de Riscos no Condomínio, em períodos de Férias Escolares.
Importante que os síndicos atentem para que a segurança de seus condomínios nos períodos de férias escolares de dezembro a fevereiro e julho, anualmente, na maioria dos estados do Brasil, sejam reforçadas ora com cuidados extraordinários nas orientações de porteiros, zeladores, faxineiros e segurança privada, quanto às instruções detalhadas de procedimentos práticos complementares aos do dia-a-dia, que visem a mitigar riscos de os mesmos serem surpreendidos em situações adversas, intencionais e oportunistas de pessoas mal-intencionadas, bem como alertar aos condôminos através de comunicados internos e periódicos, para que evitem deixar chaves com porteiros e, em havendo necessidade, providenciar para que sejam entregues à vizinhos de confiança, preferencialmente parentes, e se não morador, preparar uma autorização por escrito, com anuência do síndico – cópia protocolada –, para que essas pessoas possam entrar no condomínio.
Alerte à todos os empregados e condôminos, sem exceção, que qualquer observação de situações suspeitas como pessoas e automóveis parados nas proximidades do condomínio e por longo espaço de tempo, sejam de imediato comunicada à administração e, se fora do horário de funcionamento, ao porteiro plantonista chefe de turno ou mesmo à polícia.
Quanto à entrada e saída de condôminos e veículos no condomínio, certifiquem-se de que não existam pessoas estranhas ou automóveis próximos à esses acessos, caso contrário, programe uma volta na quadra.
Ao retornar, certificando-se de que a pessoa ou o veículo suspeito ainda esteja no local, procure contato através de telefone com alguém que esteja no interior do condomínio para que reforce a sua segurança, ou mesmo chame a polícia.
Faça uma inspeção em todo o sistema de segurança para confirmar que todos os equipamentos estão em perfeito estado de funcionamento e principalmente se cobrem todo o perímetro da área ao qual se destina, fazendo com que essas áreas se interliguem pela cobertura desses equipamentos, não existindo áreas de sombra, ou seja, sem alcance interligado das câmeras.
As rondas noturnas internas devem ser intensificadas, sobretudo nos edifícios com grandes áreas internas e, se existir contrato com empresas terceirizadas de segurança patrimonial, que aumentem seus efetivos principalmente na entrada principal do condomínio.
Quanto ao sistema central de armazenamento de informações do Circuito Interno de Captação de Imagens, além de obrigatoriamente terem que estar em local totalmente reservado, restrito ao gestor e seus assessores administrativos imediatos, devem ter segurança máxima, ou seja, trancados a sete chaves e serem interligados com o sistema estabilizador – no-break – para que em havendo falta de energia funcionem regularmente e sem interrupções.
Importante que este sistema seja totalmente digital, ou seja, com imagens sendo gravadas internamente na memória do computador, evitando-se a necessidade de troca de fitas como em sistemas antigos e obsoletos.
Lembre-se que todo cuidado é pouco e que se cada um fizer a sua parte, todos sairão ganhando em segurança e principalmente em qualidade de vida.
Marco A. G. Castroé Consultor de diversos Gestores de Corporações, Administradoras e Condomínios Comerciais e Residenciais no Rio de Janeiro (presencial) e em outros estados do Brasil (via WEB), Consultor/Orientador de Alunos Universitários em TCC (via WEB) e Autor dos Livros Digitais de Gestão Condominial Objetiva e Focada em Resultados - "Abrindo a Caixa Preta da Administração do Condomínio e Virando a Mesa" - 854 págs , "KIT A.G.O. - Estratégia e Logística para Conquista ou Manutenção de Gestão" - 58 págs e, Constituição e Alavancagem de Administradoras de Condomínios e Imobiliárias - Estratégia e Logística. A Bíblia da Gestão Empreendedora "- 801 págs.
Abaixosugestão de condução da AssembléiaGeralOrdináriaparaque os Senhores tomem conhecimento de como os trabalhos devem ser promovidos, evitando-se desgastescomdiscussões inúteis e perdas de tempo, conquistando-se o respeito, mantendo-se a disciplina e alcançando-se objetivosdefinidos, transformando-os emganhos a todos os Condôminos.
Ao chegaram
Assinem o Livro de Presençasque deverá estarsobre a Mesa dos trabalhos, sob os cuidados da atualadministração;
Observação. Não estando, cobre-o à administraçãoatual.
Todos os condôminosque estejam comprocuraçõesquelhes tenham sido outorgadas porproprietários, devem neste momento, assinar o livroporsuaunidade e pelas unidades às quais representam (uma oumais), ou seja, firmando no livro o: 1) número da unidade, 2) seunome e 3) assinatura, uma a uma, repetidamente para quantas unidadesrepresentar.
Eleição do Presidente da Mesa
O Síndico neste momento deve solicitarque se apresentem candidatos à Presidência dos Trabalhos Assembleares;
Candidatos se escrevem – um de cadachapa.
Observação. Neste momento é importantequetodos estejam presentes, poissomente votam os presentes.
É promovida a eleição e emseguida é apurada a quantidade de votosparacadacandidato;
Observação.CadaSíndicoCandidato pode encaminharum representante parafiscalizar os trabalhos de apuração.
O Presidente da Mesa é declarado;
O Presidente da Mesa é empossado e dá início à escolha de umsecretário;
O secretário é escolhido peloPresidente da Mesa, submetido a aprovação da assembléia e, dá-se início aos trabalhos da Pauta de Convocação da Assembléia.
Preliminares dos Trabalhos
De posse da Lista Atualizada de Inadimplentes, o secretário providencia paraque sejam feitasmarcações no Livro de Presença, de forma a identificarcomfacilidade a unidadeinadimplente impedindo quequalquercondôminoinadimplentevote.
Observação. Como os nomes dos inadimplentesnão podem ser divulgados na assembléia, o Presidente da Mesa e o Secretário fazem a triagem ao final de cadaescrutínio, divulgando seuresultadocomo segue:
x votospara A;
y votospara B;
w abstenções e,
z votos de inadimplentes;
Total de votos apurados = nObservação.CadaSíndicoCandidato pode fiscalizar os trabalhos de apuração.
Umresumo do ciclo:
>>> > Levantamento dos votosporunidade > Apuração (contagem) > Eliminação dos inadimplentes e procuraçõesilegais > Divulgação do resultado > >>>
Início dos Trabalhos
O Presidente deve abrir a seçãocomfirmeza e determinação, alertando a todosque a assembléiatrata de assuntos do patrimônio e de interessescomuns, pedindo o apoio de todos os Condôminospresentes no sentido de que os trabalhos sejam tratados de formarespeitosa, ou seja, commanutenção da ordeminterna, do respeito e dos bonscostumes, dando início aos trabalhoscom a leitura da convocação distribuída;
Lê a ata da assembléiaanterior e solicita aos Condôminospresentesque se manifestem formalmente à administraçãoematé trinta diascorridosquanto aos assuntosquenão concordem, cujas respostaslhesserão encaminhadas formalmente e objeto da próximaassembléia.
Observações.
1.Se o Condôminosolicitarquesuamanifestação seja registrada emata, o Presidente da Mesa deve orientar o Secretárioque o faça;
2.Como a assembléia é soberana e a ordem dos assuntos da pauta de uma AGO – AssembléiaGeralOrdinária – não foram respeitadas *, deve-se sugerir à assembléia a seguinteordem:
1.Aprovação das Contas da Gestãoque se encerra;
2.Eleição de Síndico, Subsíndicos e Conselheiros;
3.Aprovação da PrevisãoOrçamentária;
4.AssuntosGerais: CEDAE, Arrecadação e Denúncias, Telhado e CircuitoInterno e HidrômetroIndividual.
* A ordem dos trabalhos da assembléia de eleição do Síndico deverá ser a apresentada conformedeterminadapeloartigo 12 ** da Convenção do Condomínio Village dos Flamboyants, como apresentada acima, e fundamentada na LEI N° 4.591, DE 16 DE DEZEMBRO 1964 - LEI DO CONDOMÍNIO, emseuartigo 9º § 2º - Considera-se aprovada, e obrigatóriapara os proprietários de unidades, promitentes compradores, cessionários e promitentes cessionários, atuais e futuros, comoparaqualquerocupante, a Convençãoque reúna as assinaturas de titulares de direitosque representem, no mínimo, doisterços das fraçõesideaisque compõem o condomínio.
** Detalhes ao finalem Outras InformaçõesRelevantes.
Levado a votação a ordem da pautaacima, se necessário, dá-se início aos trabalhospelanovaordem instituída.
PrimeiroAssunto da Pauta de Convocação.
Iniciado o primeiroassunto da pauta – Aprovação das Contas da Gestãoque se encerra.
O Presidente da Mesa declara que:
Todas as pastascomdocumentaçõesoriginaisobjeto de contabilização estão sobre a Mesa, para consultas que se façam necessárias para esclarecimentos à assembléia;
Observação. A assembléianão é apropriadapara se fazerauditoriaempastascomdocumentos contábeis. Todosestesassuntos devem ser analisados comantecedência e somenteexceções devem ser levadas à discussão.
Queem todas as pastas estão afixados os “Termos de Indicação de Aprovação de Contas” devidamente assinados pelos Subsíndicos e Conselheiros;
Pede ao Presidente do ConselhoFiscalque relate sucintamente aos Condôminos a posição do CorpoFiscalquanto à aprovaçãoounão das contas do período;
Pergunta se algumcondômino gostaria de questionaralgo ao Presidente do ConselhoFiscaloumesmo aos Subsíndicos, exclusivamentesobre o assuntoempauta – contas;
Em havendo interesse, os condôminos devem levantar suam questões, apresentando suasdúvidas, uma a uma, alto e embomtom, paraquetodos o escutem;
O Presidente do ConselhoFiscal deve responder tantas quanto forem às dúvidas;
Observação. O Presidente da Mesa deve limitartempo de cadacondômino.
O Presidente da Mesa declara que todas as questões foram levantadas e respondidas e conduz o assunto à votação;
Apura-se o resultado e o Presidente da Mesa promove suadivulgação.
SegundoAssunto da Pauta de Convocação.
Dá-se início ao segundoassunto da pauta – Eleição de Síndico, Subsíndicos e Conselheiros.
O Presidente da Mesa pede que os Titulares das Chapasconcorrentes se apresentem;
As Chapassão apresentadas com os respectivoscandidatos a Síndicos, Subsíndicos, Conselheiros e Suplentes se possível, uma a uma;
O Presidente da Mesa pede quecadacandidato à síndico se apresente e exponha as propostas de suaequipe;
Ao término da apresentação de cadaproposta, o Presidente da Mesapergunta se algumcondômino gostaria de questionaralgo aos candidatos;
Observação. O Presidente da Mesa deve limitartempo de cadacondômino.
O Presidente da Mesa declara que todas as questões foram levantadas e respondidas pelosrespectivostitulares das Chapas e conduz o assunto à votação;
Observação.Em algumas eleições, dependendo da convocação, o Síndico, os Subsíndicos e os Conselheirossão votados em separado, ou seja, emtrêsmomentosdiferentes. Esta definição é dadapelaconvençãooupelapauta da convocação.
Apura-se o resultado e o Presidente da Mesa promove suadivulgação.
Observação.O novoSíndico deve assumir no diaimediatamenteposterior ao da assembléia, exceto se nãoexistiroutradeterminação na ConvençãoInterna do Condomínio.
IMPORTANTE.
I.Dada a quantidade de Condôminosque compareçam na assembléia, sugere-se:
1.Se as votações forem pormaioria dos votos.
>Primeiro - votam os condôminosquesomente têm uma unidade;
>Segundo - Votam os condôminoscommais de uma unidade.
Observação. Esta forma dá maiortransparência aos trabalhos.
2.Se as votações forem porunidade, uma a uma.
>O Presidente da Mesa deverá conduzir a votação, chamando condômino a condôminopelaunidadeque representa;
Observação.Emboraumpoucomaistrabalhosa e demorada, não dá margem a errospelofato de que os votossão apurados um a um e registrados no livro de atas pelas suas respectivas unidades.
II.Para ambas as sugestões devem-se observar a observação contida no item 9 - Preliminares dos Trabalhos.
TerceiroAssunto da Pauta de Convocação.
Dá-se início ao terceiroassunto da pauta – Aprovação da PrevisãoOrçamentária.
O Presidente da Mesa pede que o Síndico eleito apresente suaPropostaOrçamentária;
A Proposta é apresentada peloSíndico eleito cujos esclarecimentos adicionais podem ser complementados por Subsíndicos e Conselheiros eleitos;
Ao término da apresentação da PropostaOrçamentária, o Presidente da Mesapergunta se algumcondômino gostaria de questionaralgo ao NovoSíndico Eleito;
Observação. O Presidente da Mesa deve limitartempo de cadacondômino.
O Presidente da Mesa declara que todas as questões foram levantadas e respondidas pelosrespectivostitulares eleitos e conduz o assunto à votação;
Apura-se o resultado e o Presidente da Mesa promove suadivulgação.
QuartoAssunto da Pauta de Convocação.
Dá-se início ao quartoassunto da pauta – AssuntosGerais.
O Presidente da Mesa declara que estão abertas as Sub-seções de AssuntosGerais, com segue, uma a uma, pedindo ao Síndico da gestãoanteriorque exponha os problemas e sugestões de soluções, objeto da Pauta da Convocação.
CEDAE;
Arrecadação e Denúncias;
Telhado e CircuitoInterno e,
HidrômetroIndividual.
Ao término da apresentação da questão da sub-seção, peloSíndico da GestãoAnterior, o Presidente da Mesapergunta se algumcondômino gostaria de questionaralgo;
Observação. O Presidente da Mesa deve limitartempo de cadacondômino.
O Presidente da Mesa declara que todas as questões foram levantadas e respondidas pelosrespectivostitulares da gestãoanterior;
O Presidente da Mesa questiona ao Secretário da Assembléia se todos os registros das questões expostas e levantadas bemcomosugestões de soluções foram registradas;
O Presidente da Mesa, neste momento deve agradecer a presença de todos e,
Fecha a seção.
Comissão pró-mudanças radicaispara
“Gestão Focada emResultadosObjetivos e comTransparênciaTotal”.
Outras InformaçõesRelevantes - anexo.
Extraídos da Convenção do Condomínio
Capítulo III – Das AssembléiasGerais
Artigo 8º – As assembléiasgeraisserão convocadas mediantecarta registrada ou protocolada, pelo sindicou ouporcondôminosque representem, pelomenos, umquarto (1/4) do condomínio, e serão realizadas no própriocondomínio, ouemoutrolocal a ser indicado, salvomotivo de forçamaior.
§1º As convocações indicarão o resumo da ordem do dia e data, a hora e o local da Assembléia, e serão assinadas pelosíndicooupeloscondôminosque as fizerem. §2º As convocações das assembléiasgerais ordinárias serão acompanhadas de cópias do relatório e contas do síndico, bemcomo da proposta de orçamentorelativo ao exercíciorespectivo.
Artigo 12 – A AssembléiaGeralOrdinária realizar-se-á no primeirotrimestre de cadaano, e a ela compete: a) Discutir e votar o relatório e as contas da administração, relativos ao ano findo; b) discutir e votar o orçamento das despesaspara o anoemcurso; c) eleger o síndico e dois subsíndicos, quando for o caso; d) eleger os membrosefetivos e suplentes do conselhofiscal e do conselhoconsultivo; e) Votar as demaismatérias da ordem do dia.
Artigo 13 – As AssembléiasGerais Ordinárias realizar-se-ão emprimeira convocação com a presença de condôminosque representem doisterços das unidades autônomas que constituem o Condomínio, e emsegundacomqualquer
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Extraído do Livro“Abrindo a CaixaPreta da Administração do Condomínio e Virando a Mesa - A Bíblia da Gestão Condominial Objetiva: Inteligente, Responsável e Transparente. ® ”
Não pode ser reproduzido totalouparcialmente, de qualquerformaouporqualquermeio.
A violação dos direitos de autor (Lei nº 9.610) é crime estabelecido peloartigo 184 do CódigoPenal.
Marco A. G. Castroé Consultor de diversos Gestores de Corporações, Administradoras e Condomínios Comerciais e Residenciais no Rio de Janeiro (presencial) e em outros estados do Brasil (via WEB), Consultor/Orientador de Alunos Universitários em TCC (via WEB) e Autor dos Livros Digitais de Gestão Condominial Objetiva e Focada em Resultados - "Abrindo a Caixa Preta da Administração do Condomínio e Virando a Mesa" - 854 págs , "KIT A.G.O. - Estratégia e Logística para Conquista ou Manutenção de Gestão" - 58 págs e, Constituição e Alavancagem de Administradoras de Condomínios e Imobiliárias - Estratégia e Logística. A Bíblia da Gestão Empreendedora "- 801 págs.