É comum entre condôminos, não saberem distinguir o escopo
dos trabalhos de cada uma das partes envolvidas nas gestões dos condomínios,
como também se manterem alheios a todos os assuntos pontuais que movem os
gestores as tomadas de decisões centradas e coerentes com suas
responsabilidades e em função, principalmente, dos recursos operacionais que
lhes são disponibilizados e resultantes das aplicações corretas dos recursos financeiros
advindos das cotas condominiais ordinárias e extraordinárias.
Vejamos por foco,
como as atuações são e devem ser cumpridas:
ü Administradora
– Gestão de apoio ao
síndico quanto aos cumprimentos e registro de atos e fatos de gestão,
compreendendo trabalhos nas áreas: administrativa, contábil, financeira,
recursos humanos e jurídicos.
As
Administradoras são Empresas de Prestação de Serviços Operacionais e NÃO
CONSULTORIAS, como muitas hoje em dia vêm
se rotulando, cujos seus gerentes
operacionais de condomínios, se e
somente se altamente qualificados e
com registros no CRA, podem até prestar serviços como Consultores quanto
aos direcionamentos das demandas pontuais dos Síndicos e Gestores Profissionais
– Estudos, Análises, Pareceres, ... –, conduzindo-os objetivamente à resultados
focados em suas metas pré-estabelecidas em comum acordo.
São obrigações
das administradoras:
Þ
Elaboração de todo o processo contábil;
Þ
Controle fiscal e recolhimentos;
Þ
Assessoria jurídica em geral;
Þ
Assessoria jurídica trabalhista;
Þ
Assessoria de pessoa:
ü Frequência;
ü Férias;
ü Pagamentos;
ü Recrutamento;
ü Afastamentos;
ü Exames
pré-admissional e pós-demissional;
Þ
Flexibilização de pagamentos a fornecedores;
Þ
Flexibilização de recebimentos de condôminos;
Þ
Elaboração de previsão orçamentária;
Þ
Cobertura de saldo devedor quando necessário;
Þ
Pagamento de bônus para saldo credor;
Þ
Disponibilização de informações via Internet
- 24 horas - por relatórios:
ü Contábeis;
ü Financeiros
e
ü Gerais.
Þ
Cobertura em assembleias;
Þ
Serviço rápido de entregadores e captadores de
documentos;
Þ
Serviços de despachantes;
Þ
Assessoria em seguros;
Þ
Acesso a Juízo Arbitral para solucionar
conflitos entre condomínio e empregados.
ü
Síndico/Gestor Profissional – Atua como
propulsor da máquina administrativa do condomínio, fazendo com que todos os
atos e fatos sejam executados concatenadamente de forma a proporcionar ganho de
eficiência – fazer com que as coisas sejam feitas –, com redução de custos,
perdas e riscos e maximização dos resultados operacionais, financeiros e de
qualidade.
A contratação de
Síndico Profissional (Full Time) somente é
viável à condomínios comerciais e residenciais – horizontais e verticais – que
estejam operacional e
financeiramente ajustados.
O Síndico
Profissional promoverá os ACERTOS DE SINTONIA necessários para
que a cada dia existam ganhos em qualidade quanto aos atendimentos dos empregados
aos Condôminos e a seus Clientes transeuntes (Condomínio Comercial),
efetivamente controlando as respectivas atividades dos empregados, estoques,
limpezas, elevadores sociais e de automóveis, garagens, transeuntes,
congestionamentos em geral – pessoas e automóveis quando da existência de
garagens e manobristas –, ..., dando soluções pontuais as demandas apresentadas
pelos empregados – recepcionistas e ou porteiros, serviços gerais e de limpeza,
manutenção, brigada de incêndio –, mecânicos em geral – elevadores,
bombas, sprinklers, exaustores, eletricistas, ... –, terceirizados de internet,
telefonia, parabólica, circuitos internos de Tv, entre outros, e as demais atuações
pontuais visualizadas pela sua capacidade e discernimento de se antecipar aos
atos e fatos de gestão – visão holística –, SEMPRE PROCURANDO SE ANTECIPAR AOS
FATOS DE FORMA PREVENTIVA em detrimento as corretivas de maiores custos, riscos
e sem qualidade.
Em um condomínio
não ajustado operacional e financeiramente,
SEM RECURSOS para que a CURTO PRAZO o Gestor possa estabelecer metas de atuação
conjugadas com padrões de qualidade a serem implantados, consoante ditames de
Gestão Técnica Administrativa Eficaz, PRINCIPALMENTE COM PESSOAL ANTIGO,
DESQUALIFICADO E COM DIFICULDADE DE SE ATUALIZAR E CAPACITAR TECNICAMENTE,
MESMO QUE SOB ORIENTAÇÃO, não comporta a contratação do profissional em
referência, pelo fato de que este Gestor Profissional, se contratado, NÃO FICARÁ AS OITO HORAS A SERVIÇO DO
CONDOMÍNIO, simplesmente por NÃO DISPOR de recursos humanos e financeiros
para implantar seu RITMO ÉTICO, INTERATIVO e PROFICIENTE de trabalho que seja
condizente com seu Status de Gestor
Profissional Qualificado, MANTENDO-SE OCUPADO.
A contratação
deste profissional ancorada em decisão de assembleia liderada por uma minoria
não esclarecida de condôminos é um engodo e produzirá uma destruição de valores
no condomínio.
Para esses condomínios, a
sugestão até que se tenham recursos o suficiente para ajustá-los em curto prazo
é a contratação de um Gestor Operacional de grande
capacitação técnica, disposição, sem horário fixo, com menor custo e em
detrimento a contratação do Gestor Profissional.
Importante destacar que,
independente da contratação de Gestor Profissional ou Gestor Operacional, não
se descarta a manutenção de Administradora contratada, exceto se o condomínio
já tenha experiência em autogestão.
ü Gestor
Operacional – Sua contratação é indicada
aos condomínios que necessitem ajustes
operacionais e financeiros a CURTO E MÉDIO PRAZO, desde que requeiram
recursos para investimentos em estrutura predial e social, não disponíveis, cujos trabalhos de adequação e conformidade
estejam sendo executados sob a orientação de Síndico (se capacitado) e ou de Consultor Técnico Qualificado – Consultor de Gestores de Condomínios e de Administradoras – que
promoverão as modernizações operacionais e financeiras requeridas através de um
Projeto de Gestão Plurianual,
especificamente modelado para o condomínio em questão, e em conformidade com os
padrões de Elaboração de Projetos ditados pelo PMI – Project Manager Institut – entidade internacional de estudos e
normatizações de Projetos.
As atribuições técnicas do Gestor Profissional
comparativamente as do Gestor Operacional se
confundem quanto ao ponto de vista da supervisão dos trabalhos, tendo o Gestor Operacional a responsabilidade de
coordenar tudo o que está sendo executado enquanto o Gestor Profissional além de ter esta incumbência, também tem que aferir
resultados ajustando desvios de curso e adequá-los proficientemente aos padrões
de qualidade, COM OTIMIZAÇÃO E SINERGIA.
Em suma, ambos
coordenam e corrigem, mas somente os Gestores Profissionais têm as atribuições
de responsabilidades de proficientemente otimizarem as rotinas, proporcionando
ganhos de tempos, em custos e em qualidade dos resultados, com mitigação ou
eliminação de riscos, PELO FATO DE DISPOR DE RECURSOS OPERACIONAIS, FINANCEIROS
E DE RECURSOS HUMANOS, não disponibilizados ao Gestor Operacional.
ü
Consultor de Gestores de Condomínios e de Administradoras – Na administração moderna, dinâmica e globalizada, tudo se
faz através de definições de metas para alcance de objetivos claros e bem
definidos.
Para administrar condomínios a tendência é essa,
declaradamente colocada em prática por uma grande maioria de Síndicos -
Administradores/Gestores, Inteligentes e Responsáveis.
Com um instrumental técnico de Projeções Orçamentárias,
detalhado com gráficos de sensibilidade e acrescido de fluxo de caixa
disponibilizado pelo Projeto acima referenciado, todos preparados por Profissional Consultor Especializado,
o síndico terá toda a ferramenta que necessita para visualizar seu Norte
Magnético, seguir rumo a objetivos bem definidos, aumentando receitas com
atuações pontuais e reduzindo custos pela eficácia na administração dos gastos,
ou seja: Conduzindo o Condomínio a
agregar valores não somente a sua administração/Gestão como ao patrimônio dos
proprietários.
Dentre as atribuições de
responsabilidades do Consultor de
Gestores de Condomínios e de Administradoras, posso destacar:
Þ
Projeção Orçamentária Detalhada de DOZE MESES,
economicamente ancorada e financeiramente sustentada;
Þ
Projeto de Gestão para cinco anos: Reformas e
Implementações;
Þ
Preparação de Simulações de Fluxo de Caixa com
Opções de Investimentos para Tomada de Decisões;
Þ
Sintetização Histórica de Gestão de seis em seis
meses para anexação ao Livro de Atas;
Þ
Perícia Condominial – Levantamentos, Diagnósticos
e Pareceres;
Þ Assessoria em Assuntos Administrativos – Problemas Pontuais;
Þ
Assessoria em Assembleias;
Þ Alavancagem Operacional e Financeira.
Þ Alavancagem Operacional e Financeira.
ü
Custos (Síndico/Gestor Profissional versus Gestor Operacional) – Sendo os custos de ambos os profissionais de difícil
levantamento, análise e conclusão, uma vez tendo que se levar em consideração todas
as variáveis acima apresentadas, sugere-se que o custo do Gestor Operacional seja mensurado em função do custo de um Gestor
Profissional para o mesmo condomínio que supostamente já esteja na condição de totalmente operacional e financeiramente
ajustado, ponderado pelos investimentos que se tenham que fazer e o tempo a
transcorrer para que estes investimentos sejam concluídos.
Marco A. G. Castro é Consultor de diversos Gestores de Corporações, Administradoras e Condomínios Comerciais e Residenciais no Rio de Janeiro (presencial) e em outros estados do Brasil (via WEB), Consultor/Orientador de Alunos Universitários em TCC (via WEB) e Autor dos Livros Digitais de Gestão Condominial Objetiva e Focada em Resultados - "Abrindo a Caixa Preta da Administração do Condomínio e Virando a Mesa" - 854 págs , "KIT A.G.O. - Estratégia e Logística para Conquista ou Manutenção de Gestão" - 58 págs e, Constituição e Alavancagem de Administradoras de Condomínios e Imobiliárias - Estratégia e Logística. A Bíblia da Gestão Empreendedora " - 801 págs.
E-mail e Skype: marcoagcastro@hotmail.com
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