Pastas
Contábeis – Instruções de uso para Condôminos e Gestores de Administradoras.
Introdução
Objetivando melhor atender as necessidades de
esclarecimentos dos Gestores do Condomínio, do pessoal de Suporte
Administrativo e dos Condôminos em particular, quanto à composição dos itens
que integram as Pastas de Documentos Contábeis, DISPONIBILIZO pioneiramente
aos Senhores o Resumo de
Tópicos Objetos de Analises, detalhando-os, abrindo este espaço
e colocando-se inteiramente a disposição para quaisquer esclarecimentos
adicionais e que Intensifique a
Interatividade entre Gestores, Condôminos e Administradora, criando,
materializando ideias e agregando valores socioeconômicos e financeiros aos
seus bens imóveis.
Os
Relatórios abaixo listados são fundamentais para a avaliação econômica e
Financeira * do Condomínio, reúnem informações pertinentes ao seu dia a dia de
forma metodologicamente organizada, viabiliza sinteticamente a sua leitura,
interpretação, propiciando projeções e engloba: as receitas, despesas, saldos
bancários, títulos emitidos no período, inadimplência, processos judiciais, e
histogramas, organizada de forma a gerar conclusões analíticas que propiciam aos
gestores as tomadas de decisões mais Firmes, Centradas e Direcionadas
Objetivamente a Resultados, estando assim distribuídos na pasta:
* Para conferência e valores, lançamentos
contábeis e respectivas notas fiscais, deve-se buscar as orientações do tópico Analise Financeira.
I.
Carta de
Encaminhamento da Pasta Contábil ao Cliente.
II.
Carta de Parecer
dos Conselheiros.
III.
Informações
Gerenciais:
1.
Balancete
Gerencial (Sintético e Analítico)
3.
Títulos Emitidos
no Mês (Rateio)
4.
Inadimplência
5.
Processos
Judiciais
6.
Gráficos
1.
Balancete
Analítico x Extrato Bancário (Movimentação Financeira)
2.
Receitas
3.
Despesas/Pagamentos
(Documentos)
Detalhamentos
I.
Carta de Encaminhamento da Pasta Contábil ao Cliente.
Objetiva somente apresentar a Pasta Contábil Cliente
conforme modelo no Anexo I
II.
Carta de Parecer dos Conselheiros.
Objetiva abrir espaço para que uma vez a pasta tendo
sido analisada por conselheiros, cada um a assine, registrando notas de
pareceres individuais os quais indiquem algumas não conformidades encontradas,
DEVENDO SEMPRE QUE POSSÍVEL, em tendo tais ressalvas, INDICA-LA PARA APROVAÇÃO
COM RESSALVAS, encaminhando devendo o Síndico, OBRIGATORIAMENTE, corrigir itens
observados e encaminhá-la novamente ao Conselheiro que a pontuou para que há
homologue ou não, INDICANDO-A OU NÃO À APROVAÇÃO EM ASSEMBLEIA.
Observe o modelo no Anexo II
OBSERVAÇÕES
IMPORTANTES.
i.
Conselheiros
não aprovam ou não as contas do Gestor e sim ORIENTAM À APROVAÇÃO OU NÃO PELA
ASSEMBLEIA.
ii.
Somente
na assembleia os participantes têm poder legal para aprova-las ou não.
III.
Informações Gerenciais:
1.
Balancete Gerencial – Sintético e Analítico.
Sintético – É o Balancete gerado para disponibilização
pela administração do condomínio aos condôminos, rotulado como Demonstrativo de
Receitas e Despesas e sintetiza em grupamentos de contas – Receitas e
Despesas – as principais contas do condomínio, ou seja: 1) Receitas de
Condomínio, Obras e Fundo de Reserva e, 2) Despesas de Pessoal, Serviços de
Concessionárias, Manutenção e Conservação, Administrativas, Consertos e
Reformas e Bancárias.
Analítico
– É o mesmo balancete acima
referenciado, rotulado como Demonstrativo
de Receitas e Despesas Analítico e cujas contas são apresentadas com maior
nível de abertura, ou seja: 1) Receitas
do Condomínio abertas em Cota Condominial, Fundo de Obras, Energia Elétrica,
Água e Esgoto, Rendimentos, Conselho Administrativo, Créditos a
Devolver/Devolvidos, Reembolso de Despesas, Multas e Pagamentos a Maior;
Receitas de Obras, Receita do Fundo de Reserva e, 2) Despesas Com Pessoal
abertas em Folha Salarial, INSS, PIS, ...; Concessionária de Serviços abertas
em Água e Esgoto, Energia, ... e assim sucessivamente para todas as demais que
poderão ser apreciadas no documento.
Deve-se atentar para o fato de que
ambos os Relatórios possuem uma distribuição vertical de porcentuais que
propiciam a análise por grupamento de contas de Receitas e Despesas fazendo com
que o Condômino prontamente observe de onde são provenientes (rubrica) os
maiores recursos versos para onde são canalizados como maiores dispêndios.
2.
Resumo Financeiro.
É através deste Resumo que se pode
acompanhar mensalmente a movimentação financeira feita pelos gestores e através
dos diversos bancos em que o condomínio movimenta suas disponibilidades, ou seja,
objetivamente demonstra o Saldo Anterior, os Débitos, os Créditos e o Saldo
Final do Condomínio, por Conta Bancária e Caixa da Administração *.
* Caixa da
Administração – Recursos disponibilizados em dinheiro ao gestor através de
recebimentos de cotas condominiais em espécie e não depositados totalmente em
banco, para que possa agilizar pequenos pagamentos que surjam no dia a dia do
condomínio, ou seja, adiantamentos a empregados, passagens não cobertas pelo
Vale Transporte, despesas de taxi, fretes, ...
3.
Títulos Emitidos no Mês (Rateio).
É o
Relatório rotulado como Consolidação das
Cobranças que espelha a
configuração da cobrança através dos boletos condominiais e registra, por
unidade, bloco, datas de competência, vencimento e do crédito, todos os valores
cobrados aos Condôminos, por rubrica: Benfeitoria, Fundo, Cotas, Energia, Água,
Conselho, Multas, Reembolso, Pagamentos e Total, consolidando seus totais ao
final, por rubrica.
4.
Inadimplência.
É o Relatório rotulado como “Inadimplentes” que demonstra de forma
atualizada os valores pendentes de recebimento dos condôminos inadimplentes
contemplando a data do vencimento da cota condominial, a competência, dias de
atraso, valor principal, juros, multas, atualizações, honorários e total geral
devido por unidade e por cota e totais gerais por rubrica acima relacionada,
permitindo que os gestores acompanhem o montante devedor que o condomínio tem a
receber.
5.
Processos Judiciais.
O presente Relatório dá
transparência às cobranças que foram ajuizadas, a situação atual dos processos,
possibilitando o monitoramento mensal da situação em que se encontram no
judiciário.
6.
Gráficos.
Um grande facilitador de análises de
situação, os inúmeros gráficos que são disponibilizados junto às pastas mensais
do condomínio propiciam uma imediata visão através dos histogramas de Receitas
e Despesas, por rubrica, dos doze meses de gestão, estando dispostos como
segue: Receitas, Despesas Relevantes, Administrativas, Concessionárias,
Pessoal, Manutenção, Elevadores e, Resumo de Inadimplências, podendo ser
acrescido do Histograma do Fluxo de Caixa das Projeções de Acordos já Firmados
com Inadimplentes – administrativamente e juridicamente.
IV.
Informações Financeiras:
As Informações
Financeiras subsidiam e complementam as Informações Gerencias, dando-lhes mais
transparências e significado, criando agilidade nas transformações dos “Dados”
pura e simplesmente em “Informações” dotadas de significado, ou seja,
proporcionam a conferência/batimento dos dados junto aos extratos bancários,
disponibilizando documentos hábeis que serviram de base para elaboração de todo
o processo de contabilização.
1.
Balancete Analítico x Extrato Bancário (Movimentação
Financeira).
A Conciliação Financeira resultante
do “batimento” acima referenciado – Balancete Analítico verso Extrato
Bancário – demonstra que dados disponibilizados através dos Balancetes Mensais
(I,1) são consistentes e decorrentes de Recebimentos e Pagamentos
comprovadamente apresentados – faturas, recibos, guias de recolhimentos
diversos, vales à empregados, entre outros – através dos documentos (II.3)
idôneos, cronologicamente arquivados nas pastas contábeis mensais.
2.
Receitas.
Neste
espaço lhes são apresentados detalhadamente o dia a dia dos recebimentos das
unidades, por unidade, mês de origem, vencimento, dia do recebimento e o
recolhimento de multas e juros com seus respectivos repasses.
3. Despesas/Pagamentos
(Documentos).
Nesta última
parte da Pasta de Documentos Contábeis encontram-se cronologicamente arquivados
todos os documentos comprobatórios (evidências objetivas) das despesas
contabilizadas no mês, que em sua maior parte são trabalhadas/contabilizadas
dentro do mês de competência *.
* Existem
momentos em que as despesas do mês não são contabilizadas dentro do mês,
pelo fato de não se ter tido tempo hábil para “trabalhá-las” contabilmente –
contabilizá-las –, ou seja, documentos que foram pagos nos três últimos dias do
mês pela administração do condomínio, cujos recibos/documentos objetos de
contabilização não foram encaminhados à administradora e em tempo de
processamento contábil.
Observação. O fato acima evidenciado não representa
qualquer desvio de conduta aos Procedimentos Contábeis Geralmente Aceitos –
PCGA – sendo praticado por, inclusive, empresas de todos os portes no Brasil e
no Exterior.
Marco A. G. Castro é Consultor de diversos Gestores de Corporações, Administradoras e Condomínios Comerciais e Residenciais no Rio de Janeiro (presencial) e em outros estados do Brasil (via WEB), Consultor/Orientador de Alunos Universitários em TCC (via WEB) e Autor dos Livros Digitais de Gestão Condominial Objetiva e Focada em Resultados - "Abrindo a Caixa Preta da Administração do Condomínio e Virando a Mesa" - 854 págs , "KIT A.G.O. - Estratégia e Logística para Conquista ou Manutenção de Gestão" - 58 págs e, Constituição e Alavancagem de Administradoras de Condomínios e Imobiliárias - Estratégia e Logística. A Bíblia da Gestão Empreendedora " - 801 págs.
E-mail e Skype: marcoagcastro@hotmail.com
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